Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información (*)

*. Resumen de Bustelo y Amarilla (2001) en Info@area

La gestión del conocimiento es todo el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos. El conocimiento en una organización se produce cuando un individuo de la misma hace uso de lo que sabe y de la información que tiene disponible para la resolución de un problema o el desarrollo de un proyecto. 

Los expertos distinguen entre dos tipos de conocimientos: Conocimiento explícito y tácito. El primero es el que dentro de la organización tiene establecidas las fórmulas por las cuales se puede trasmitir a otras personas (un ejemplo de gestión del conocimiento explícito se ha dado siempre en la comunidad científica, que comparte con otros científicos los resultados de sus investigaciones). Por el contrario, el conocimiento tácito, es aquel que toda organización tiene, pero que no queda plasmado ni registrado en lugar alguno estando totalmente ligado al grupo de personas que componen la organización en cada momento.

La evolución del desarrollo tecnológico ha sido tan importante en los últimos años, que ha supuesto muchos cambios profundos en la manera de trabajar, de hacer negocios y en la propia sociedad. Muchos de estos cambios están todavía en evolución y necesitan de

un corpus teórico en el que asentarse. La Gestión del Conocimiento es más una filosofía de gestión, que realmente unas técnicas o unos medios específicos que se puedan aplicar en cualquier entorno. Por eso se debe tener en cuenta que la gestión del conocimiento no se puede implantar en un corto espacio de tiempo.

Desde el punto de vista practica se pueden distinguir tres frentes en los que se desarrolla la Gestión del Conocimiento:

- En la gestión de la información. La tendencia es a implantar sistemas que permitan que la información que tiene la organización y los individuos que la componen puedan ser compartida por todos. En este sentido, se está desarrollando mucho la elaboración de “mapas documentales” y de “conocimientos” en los que se representa y da acceso de manera gráfica a toda la tipología documental que se produce o maneja en una organización, de modo que todo el mundo sabe qué hace el resto de departamentos o personas de la misma. Este tipo de prácticas, suele implantarse en un entorno de Intranet, con el fin de darle la máxima utilidad y accesibilidad.

- En la gestión de recursos humanos. Para que las ideas fluyan y los individuos se sientan motivados a aportar sus conocimientos a la organización hay que establecer unas políticas de desarrollo de recursos humanos, que permitan que esto sea posible. Esto se logra a través de distintos medios, como por ejemplo la formación continua del personal. 

- En la medición de los activos intangibles. Las organizaciones tratan de medirlos para demostrar su potencial y su capacidad de enfrentar el futuro con éxito; así como para demostrar su crecimiento a lo largo del tiempo. En general, se trata de atribuir un valor contable a los recursos que resultan intangibles por el momento.

Por lo tanto no se debe confundir la implantación de un programa de " Gestión del Conocimiento" con:

• La inversión en herramientas informáticas: en muchas organizaciones se ha pensado que abordar la implantación de un programa de gestión del conocimiento es sinónimo de adquirir una herramienta informática de última generación e implantar su uso a nivel corporativo. Esto es un gran error, porque la informática es un elemento fundamental para la gestión del conocimiento, pero no es el único.

• Incluir en los procedimientos de trabajo, la obligación de que las personas “documenten” lo que saben. Estas prácticas normalmente caen en desuso al poco de implantarse, pues las personas deben seguir cumpliendo con su trabajo además y no se les ofrece nada por compartir su conocimiento.

No se debe confundir Gestión del Conocimiento con Gestión de la Información. En este sentido, la gestión de la información se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de su actividades. En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos:

• Interna: hace referencia a aquella documentación generada o recibida por la organización en el ejercicio de sus funciones, es decir, son documentos que surgen de la actividad diaria de esa institución. En este grupo, encontramos tanto la documentación típicamente administrativa y de gestión: contabilidad, correspondencia, informes, actas de reuniones, procedimientos de trabajo, y la documentación técnica que refleja la propia actividad de la organización.
• Externa : además de la documentación producida por la propia organización, ésta y las personas que trabajan en ella necesitan, a menudo, consultar y manejar fuentes de información externas: libros, revistas, internet
• Pública: es aquella documentación que la organización produce de cara al público, para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos.

Sin una adecuada gestión de la información, es imposible llegar a la gestión del conocimiento. Las propuestas de la gestión del conocimiento representan un modelo de gestión que se basa en gran parte en gestionar adecuadamente la información. Es por lo tanto el paso previo, que cualquier organización debería dar antes de tratar de implantar un sistema de gestión del conocimiento.

Existen varios componentes que son necesarios para dar el salto de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. En primer lugar, la gestión del conocimiento es un modelo de gestión de toda la organización, cosa que nunca ha sido la gestión la información. Dependiendo del estilo del empresario y de la organización, los sistemas de gestión de la información, cada vez más importantes a medida que las tecnologías ofrecían nuevas posibilidades, se adaptaban a los modelos de gestión existentes.

En segundo lugar, para gestionar el conocimiento hay que tener en cuenta que este no se produce sólo por la gestión de la información, sino que deben intervenir procesos y personas. En una organización puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan es imposible que se cree conocimiento. Por esta razón otra de las tendencias muy involucradas en la definición de la gestión del conocimiento es la que proviene de la gestión de los recursos humanos. La gestión de la motivación, del talento, del trabajo en equipo y, sobre todo, la creación de un ambiente de trabajo que facilite la compartición de ideas, es una tarea a la que difícilmente se accede a través de la gestión de la información.

Desde luego, el nacimiento de la idea de la "gestión del conocimiento" parte de la realidad empresarial y por lo tanto, lo que busca en última instancia es aumentar el beneficio económico de las empresas. Sin embargo, sus ideas pueden ser aplicables a entornos en los que lo que se busca no es el beneficio económico, sino el beneficio social o cultural.

De la misma manera que anteriormente se han aplicado otras tendencias nacidas en el entorno de la empresa privada como la gestión de calidad, las técnicas de marketing o la planificación estratégica, la gestión del conocimiento tiene cabida en la administración pública, en instituciones culturales y en organizaciones sin ánimo de lucro.

La tendencia marcada por las teorías de la "gestión del conocimiento" es imparable. La sociedad de la información requiere de organizaciones, tanto públicas como privadas, que se adapten a los nuevos baremos y que sean capaces de aprovechar, en su propio beneficio, las tecnologías de la información.